Germany Letter Writing Guide

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=== Genealogical Requests  ===
 
=== Genealogical Requests  ===
  
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| 7. Bitte suchen Sie in Ihren Geburtsregistern von (fill in year) bis (fill in year) nach dem Geburtseintrag dieser Person?
 
| 7. Bitte suchen Sie in Ihren Geburtsregistern von (fill in year) bis (fill in year) nach dem Geburtseintrag dieser Person?
 
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| 8. Please send me a complete extract of the birth or christening record (1) of this person. (2) of these persons.  
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| 8. Bitte schicken Sie mir einen vollständigen Auszug aus dem Geburts- oder Taufregister (1) für diese Person. (2) für diese Personen.
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8. a. Please send me a complete extract of the birth or christening record (1) of this person. (2) of these persons.  
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8. a. Bitte schicken Sie mir einen vollständigen Auszug aus dem Geburts- oder Taufregister (1) für diese Person. (2) für diese Personen.  
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&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;b. Könnten Sie bitte eine Kopie der Geburtsurkunde oder des Taufeintrags dieser Person machen und mir zuschicken?
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| 9. Please send me a complete extract of the marriage record (1) of this person. (2) of this person's parents.  
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9. a. Please send me a complete extract of the marriage record (1) of this person. (2) of this person's parents.  
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9. Bitte schicken Sie mir einen vollständigen Auszug des Heiratsregisters (1) für diese Person. (2) für die Eltern dieser Person.  
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| 10. I believe that (fill in name) died in your locality about (fill in year). I would like a complete extract of the death record.  
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| 10. Ich glaube, daß (fill in name) ungefähr (fill in year) in Ihrem Ort starb. Ich möchte gerne einen vollständigen Auszug aus dem Todesregister für diese Person haben.
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10. a. &nbsp;I believe that (fill in name) died in your locality about (fill in year). I would like a complete extract of the death record.  
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&nbsp; b. Please send me a copy of the&nbsp;death record of this person.
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10. a. Ich glaube, daß (fill in name) ungefähr (fill in year) in Ihrem Ort starb. Ich möchte gerne einen vollständigen Auszug aus dem Todesregister für diese Person haben.  
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| 11. I would like to know more about the family of this person. I would be grateful if you would provide the names and birth dates of the brothers and sisters and an extract of the marriage record of the parents.  
 
| 11. I would like to know more about the family of this person. I would be grateful if you would provide the names and birth dates of the brothers and sisters and an extract of the marriage record of the parents.  
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=== Referral Requests  ===
 
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| 16. If you do not have the necessary records, could you provide the address of the place where the records can be found?  
 
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| 17. If you are unable to do this research for me, could you please recommend a local researcher that I could hire for this purposesomeone who speaks some English if possible?  
 
| 17. If you are unable to do this research for me, could you please recommend a local researcher that I could hire for this purposesomeone who speaks some English if possible?  
| 17. Sollten Sie nicht in der Lage sein, mir bei dieser Forschung zu helfen, so bitte ich um den Namen eines Ahnenforschers, den ich beauftragen könntewenn möglich jemanden, der Englisch kann?
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| 17. Sollten Sie nicht in der Lage sein, mir bei dieser Forschung zu helfen, so bitte ich um den Namen eines Ahnenforschers, den ich beauftragen könnte, wenn möglich jemanden, der Englisch kann?
 
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=== Payment  ===
 
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| 18. To cover your expenses, I am enclosing a donation to your parish as well as payment for the return postage. <br>  
 
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=== Closing Remarks and Return Address  ===
 
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(Use these sentences in follow-up letters as needed.)  
 
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20 Juli 1993
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An das evangelische Pfarramt Seele <br>99799 Nirgendwo <br>GERMANY
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Sehr geehrter Herr Pfarrer,
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Die nachstehend aufgeführte Person ist mein Vorfahr. Ich habe alle mir bekannten genealogischen Angaben über diese Person aufgeführt:
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Die nachstehend aufgeführte Person ist mein Vorfahr. Ich habe alle mir bekannten genealogischen Angaben über diese Person aufgeführt:  
  
 
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| '''Biographical Information'''  
 
| '''Biographical Information'''  
 
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Vor- und Familienname: Andreas NIEMAND <br>Geburtsdatum: 28 Mai 1820 <br>Geburtsort: Seele, Sachsen, Preußen <br>Vor- und Mädchenname der Ehefrau: Beatta CRILE <br>Heiratsdatum: 13 April 1857 <br>Heiratsort: Jefferson County, Iowa, USA <br>Religion: evangelisch-lutherisch
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Vor- und Familienname: Andreas NIEMAND <br>Geburtsdatum: 28 Mai 1820 <br>Geburtsort: Seele, Sachsen, Preußen <br>Vor- und Mädchenname der Ehefrau: Beatta CRILE <br>Heiratsdatum: 13 April 1857 <br>Heiratsort: Jefferson County, Iowa, USA <br>Religion: evangelisch-lutherisch  
  
 
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| '''Genealogical Request'''  
 
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Bitte schicken Sie mir einen vollständigen Auszug aus dem Geburts- oder Taufregister für diese Person?
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Bitte schicken Sie mir einen vollständigen Auszug aus dem Geburts- oder Taufregister für diese Person?  
  
 
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Wenn Sie die notwendigen Unterlagen nicht besitzen, könnten Sie mir die Anschrift der Dienststelle mitteilen, wo sich die betreffenden Unterlagen befinden?  
 
Wenn Sie die notwendigen Unterlagen nicht besitzen, könnten Sie mir die Anschrift der Dienststelle mitteilen, wo sich die betreffenden Unterlagen befinden?  
<center>Sollten Sie nicht in der Lage sein, mir bei dieser Forschung zu helfen, so bitte ich um den Namen eines Ahnenforschers, den ich beauftragen könnte, wenn möglich jemanden, der Englisch kann?</center>
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<center>Sollten Sie nicht in der Lage sein, mir bei dieser Forschung zu helfen, so bitte ich um den Namen eines Ahnenforschers, den ich beauftragen könnte,&nbsp; wenn möglich jemanden, der Englisch kann?</center>
 
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Zur Deckung Ihrer Gebühren lege ich eine Spende für Ihr Pfarramt bei.
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Zur Deckung Ihrer Gebühren lege ich eine Spende für Ihr Pfarramt bei.  
  
 
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Ich danke Ihnen im Voraus für Ihre Hilfe.  
 
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:::Mit freundlichen Grüßen
 
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Meine Anschrift:  
 
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:::Jane Doe
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:::Salt Lake City, UT 84103 USA
 
:::Salt Lake City, UT 84103 USA
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Revision as of 02:47, 24 July 2013

Your letter should include:

  • The date (at the top)
  • The name and address of the addressee
  • A greeting
  • A brief introduction
  • Biographical information about your relative
  • A short, specific, genealogical request
  • Referral request(s)
  • A comment about payment
  • Closing remarks
  • Your signature
  • Your return address (including your country).

Be brief and simple. Do not ask for too much at one time.

The following English-to-German translations will help you compose your letter. Read the sentences in English and choose those that best express what you want to say. Be sure that your sentences are arranged logically. You may want to write your letter first in English using the following sentences, then replace the sentences with their German translations. However you proceed, make sure you type or neatly print your letter and, when necessary, add any diacritical marks and special characters (such as ä, ö, ü, ß) using your computer's wordprocessing program or a pen.

Do not use this guide as the letter itself! That might insult the recipient and lessen the chance of a reply.

Contents

Writing Dates

Write dates in the European style: day-month-year. Write the name of the month out and write the year in full. For example, write 10. Dezember 1889, not 12-10-89 or even 10-12-1889.

  • January - Januar
  • February - Februar
  • March - März
  • April - April
  • May - Mai
  • June - Juni
  • July- Juli
  • August- August
  • September- September
  • October-Oktober
  • November- November
  • December-Dezember

Greetings

English German
1. Dear Sir or Madam: 1. Sehr geehrter Herr oder geehrte Dame,
2. Dear Pastor: 2. Sehr geehrter Herr Pfarrer,

Introductions

English German
3. I am researching
my ancestors and need information from your records.
3. Ich erforsche meine Vorfahren und benötige dazu Angaben aus Ihren Kirchenbüchern.
4. My ancestors come from (fill in locality). I would like to know more about them. 4. Meine Vorfahren stammen aus (fill in locality). Ich möchte gerne mehr über sie erfahren.
5. The following individual is my ancestor. Below is all the information I have about this person: 5. Die nachstehend aufgeführte Person ist mein Vorfahr. Ich habe alle mir bekannten genealogischen Angaben über diese Person aufgeführt:

Biographical Information

6. (Give information about your ancestor using the terms from the following list.)

English German
a. Given name and surname: a. Vor- und Familienname:
b. Date of birth: b. Geburtsdatum:
c. Place of birth: c. Geburtsort:
d. Father's given name and surname: d. Vor- und Familienname des Vaters:
e. Mother's given name and surname: e. Vor- und Mädchenname der Mutter:
f. Husband's given name and surname: f. Vor- und Familienname des Ehemannes:
g. Wife's given name and maiden surname: g. Vor- und Mädchenname der Ehefrau:
h. Date of marriage: h. Heiratsdatum:
i. Place of marriage: i. Heiratsort:
j. Date of death: j. Todestag:
k. Place of death: k. Sterbeort:
l. Date of emigration: l. Auswanderungsdatum:
m. Religion:
Roman Catholic römisch-katholisch
Protestant (Lutheran) evangelisch-lutherisch
Reformed evangelisch-reformiert
Jewish : jüdisch

  

Genealogical Requests

7. Could you please check your birth registers from (fill in year) to (fill in year) for the birth or christening record of this person?
7. Bitte suchen Sie in Ihren Geburtsregistern von (fill in year) bis (fill in year) nach dem Geburtseintrag dieser Person?

8. a. Please send me a complete extract of the birth or christening record (1) of this person. (2) of these persons.

    b. Please send me a copy of the birth or christening record of this person.

8. a. Bitte schicken Sie mir einen vollständigen Auszug aus dem Geburts- oder Taufregister (1) für diese Person. (2) für diese Personen.

     b. Könnten Sie bitte eine Kopie der Geburtsurkunde oder des Taufeintrags dieser Person machen und mir zuschicken?

9. a. Please send me a complete extract of the marriage record (1) of this person. (2) of this person's parents.

  b. Please send me a copy of the marriage record of this person.


9. Bitte schicken Sie mir einen vollständigen Auszug des Heiratsregisters (1) für diese Person. (2) für die Eltern dieser Person.

b.  Könnten Sie bitte eine Kopie der Heiratsurkunde dieser Person machen und mir zuschicken?

10. a.  I believe that (fill in name) died in your locality about (fill in year). I would like a complete extract of the death record.

  b. Please send me a copy of the death record of this person.

10. a. Ich glaube, daß (fill in name) ungefähr (fill in year) in Ihrem Ort starb. Ich möchte gerne einen vollständigen Auszug aus dem Todesregister für diese Person haben.

b.  Könnten Sie  bitte eine Kopie der Todesurkunde dieser Person machen und mir zuschicken?

11. I would like to know more about the family of this person. I would be grateful if you would provide the names and birth dates of the brothers and sisters and an extract of the marriage record of the parents. 11. Ich möchte gerne mehr über die Familie dieser Person erfahren und wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie mir die Namen und Geburtsdaten der Geschwister und einen Auszug aus dem Heiratsregister für die Eltern beschaffen könnten.
12. I would like to locate any relatives who may live in (fill in town). My ancestor was (fill in name). If you know any relatives of the family, I would be grateful if you would give this letter to them so that they can contact me. 12. Ich möchte meine Verwandten finden, die in (fill in town) wohnen. Der Name meines Vorfahren ist (fill in name). Wenn Sie Verwandte dieser Familie kennen, wäre ich Ihnen dankbar, wenn Sie ihnen diesen Brief geben könnten, damit sie mit mir Kontakt aufnehmen können.
13. Please send me a copy of the family information on (fill in husband's name) and (fill in wife's name). They were married (1) (fill in date). (2) approximately (fill in date). 13. Senden Sie mir bitte eine Abschrift über die Familie von (fill in husband's name) und (fill in wife's name). Sie heirateten (1) (fill in date). (2) ungefähr (fill in date).
14. For my family research I need information from the Jewish records of births, marriages, and deaths from your community. Do you know where such records were kept and where they are presently located? 14. Für meine Ahnenforschung brauche ich Angaben aus den jüdischen Geburts-, Heirats-, und Todesregistern Ihres Ortes. Wissen Sie, wo diese Unterlagen aufbewahrt wurden und wo sie sich gegenwärtig befinden?
15. Would you please inform me if it is possible to obtain photocopies from your records and tell me the cost of such copies? 15. Würden Sie mir bitte mitteilen, ob es möglich wäre, Fotokopien von Ihren Urkunden zu erhalten und was sie kosten?


Referral Requests

16. If you do not have the necessary records, could you provide the address of the place where the records can be found? 16. Wenn Sie die notwendigen Unterlagen nicht besitzen, könnten Sie mir die Anschrift der Dienststelle mitteilen, wo sich die betreffenden Unterlagen befinden?
17. If you are unable to do this research for me, could you please recommend a local researcher that I could hire for this purposesomeone who speaks some English if possible? 17. Sollten Sie nicht in der Lage sein, mir bei dieser Forschung zu helfen, so bitte ich um den Namen eines Ahnenforschers, den ich beauftragen könnte, wenn möglich jemanden, der Englisch kann?

Payment

18. To cover your expenses, I am enclosing a donation to your parish as well as payment for the return postage.
18. Zur Deckung Ihrer Gebühren lege ich eine Spende zu Ihrem Pfarramt bei.
19. Please let me know the cost of your help and how I can pay. 19. Bitte teilen Sie mir mit, was ich für Ihre Dienstleistung zu bezahlen habe und wie ich den Betrag überweisen kann.


Closing Remarks and Return Address

20. I thank you in advance for your help.
20. Ich danke Ihnen im Voraus für Ihre Hilfe.
21. Sincerely, 21. Mit freundlichen Grüßen
22. My address: 22. Meine Anschrift:


Follow-up

(Use these sentences in follow-up letters as needed.)

23. Thank you for the information you sent on (fill in date). It has helped me very much. 23. Vielen Dank für die Angaben, die Sie mir am (fill in date) geschickt haben. Sie sind mir eine große Hilfe!
24. I need further information about one of the individuals you mentioned in your letter: (fill in name). 24. Ich brauche zusätzliche Angaben über eine Person, die Sie in Ihrem Brief erwähnt haben. Es handelt sich um (fill in name).
25. I have already received from you the following information about this person: 25. Ich habe von Ihnen über diese Person schon die folgenden Angaben erhalten:
26. I am enclosing a copy of a letter I sent you on (fill in date). Please write and tell me if you can do this research. 26. Ich lege eine Kopie von einem Brief bei, den ich Ihnen am (fill in date) geschickt habe. Bitte, schreiben Sie mir, ob Sie diesen Auftrag annehmen können!

EXAMPLE LETTER

Date

20 Juli 1993

Addressee

An das evangelische Pfarramt Seele
99799 Nirgendwo
GERMANY

Greeting

Sehr geehrter Herr Pfarrer,

Introduction

Die nachstehend aufgeführte Person ist mein Vorfahr. Ich habe alle mir bekannten genealogischen Angaben über diese Person aufgeführt:

Biographical Information

Vor- und Familienname: Andreas NIEMAND
Geburtsdatum: 28 Mai 1820
Geburtsort: Seele, Sachsen, Preußen
Vor- und Mädchenname der Ehefrau: Beatta CRILE
Heiratsdatum: 13 April 1857
Heiratsort: Jefferson County, Iowa, USA
Religion: evangelisch-lutherisch

Genealogical Request

Bitte schicken Sie mir einen vollständigen Auszug aus dem Geburts- oder Taufregister für diese Person?

Referral Requests

Wenn Sie die notwendigen Unterlagen nicht besitzen, könnten Sie mir die Anschrift der Dienststelle mitteilen, wo sich die betreffenden Unterlagen befinden?

Sollten Sie nicht in der Lage sein, mir bei dieser Forschung zu helfen, so bitte ich um den Namen eines Ahnenforschers, den ich beauftragen könnte,  wenn möglich jemanden, der Englisch kann?
Payment

Zur Deckung Ihrer Gebühren lege ich eine Spende für Ihr Pfarramt bei.

Closing

Ich danke Ihnen im Voraus für Ihre Hilfe.


Mit freundlichen Grüßen


Signature
Return
Address

Meine Anschrift:


Jane Doe
674 "Q" Street
Salt Lake City, UT 84103 USA