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De FamilySearch Wiki

Un sistema simple para organizar sus archivos de historia familiar, principios claves de archivar, y enlaces a descripciones de diferentes sistemas de archivos.

Hay tantas maneras de organizar archivos como investigadores. Cada persona tiene su propio sistema. El propósito de este artículo es para sugerir un sistema simpe que puede ser cambiado a una variedad de situaciones mientras su experiencia aumenta.

Contenido

El Valor de Organizar sus Archivos

El ser organizado le ayuda de correlacionar mejor sus fuentes, compararlas, analizarlas, identificarlas, y hacer conclusiones razonables. Registros de grupo familiar bien documentados son la mejor fuente de ideas para objetivos de investigación. Registros de grupo familiar actualizados también le ayuda juzgar la fiabilidad de las fuentes recién descubiertas. El valor principal de listas de investigación organizadas es para mostrar todas las fuentes que ha buscado, y ayudarle recordar los propósitos y estrategias de su búsqueda. Buenas listas le ayuda resumir su investigación después de parar de investigar, y evitar de reusar las fuentes que ya usó. Demasiadas búsquedas negativas en su lista de investigación muestran que es tiempo de buscar en una manera diferente. El ser bien organizado ahorra tiempo, y contribuye a mejor investigación y resultados.

Principios de Organizar

  • Organice y documenta mientras investigue. Antes de empezar su investigación tenga una lista de investigación y un registro de grupo familiar bien documentado. Después de la investigación no acuéstese hasta que ha terminado de llenar sus archivos.
  • Estructura de las metas de investigación. Debe tener la meta de compartir su investigación con otros. Siguiente debe tener la meta de investigar un grupo de familias—usualmente familias que vivieron cerca. Tenga la meta de documentar bien los eventos en uno de estas familias antes de empezar la investigación en una de las familias. Tenga la meta d entender dicha familia, y por qué actuó en la manera que hizo. Tenga un objetivo de documentar cada evento a la vez en la vida de una persona en dicha familia. Si la primera búsqueda falla, continúe con el objetivo con diferente fuentes, jurisdicciones, o repositorios. No deja de buscar hasta que encuentre una fuente para documentar el evento o no hay más posibilidades de registros.
  • Estudie las familias en su contexto de comunidad. Debe llegar a conocer los parientes y vecinos y las papeles que tenían en la familia de su antepasado.
  • Investiga los eventos más fáciles primero. Lo que aprende de los documentos más fáciles le ayudará de localizar las fuentes más difíciles.
  • No debe reorganizar la manera descrita abajo hasta que empieza la investigación en una familia—no debe reorganizar todos los archivos a la vez.
  • No se preocupe si su sistema no es perfecto. Mejoramos con experiencia.

Sistema Fácil: Una Familia = Una Carpeta

Este sistema está basado en crear una carpeta para cada familia en su investigación.

Una Familia consiste de un padre, una madre, y sus hijos.

Una Carpeta contiene:

  1. registro de grupo familia (requerido)
  2. cuadro genealógico (opcional)
  3. mapas de las colonias de la familia (opcional)
  4. lista de investigación (requerido)
  5. fotocopias de los documentos (requerido) en orden de número de documento.

Haciendo un Sistema Organizado

Pista: NO cambie sus archivos antiguos a un sistema nueva de tomar notas a la vez. Empieza lenta con la familia que está investigando ahora. Espera de organizer el archive de otra familia hasta que empieza de investigar esa familia.
  1. Escriba el nombre del marido (y su año de nacimiento y defunción, si sabe) y el nombre de su mujer y fechas en la pestaña de carpeta. El mismo nombre del marido y fechas deben aparecer en cada hoja en la carpeta.
  2. Guarda las carpetas en orden alfabético por nombre de la cabeza de casa.
  3. Un clip plástico o metal para agarrar los papeles en la carpeta es opcional.
  4. Compila e imprima un registro de grupo familiar bien documentado para poner en la carpeta. Idealmente habrá por lo menos una nota de pie para cada evento en el registro de grupo familiar. También, debe agregar todos eventos no solo el nacimiento, matrimonio, y defunción. Por ejemplo, muestra los eventos como los censos, migraciones, ventas de tierras, y los testamentos en el registro de grupo familiar.
  5. Prepara una lista de investigación para poner en la carpeta. Lista todas las fuentes que buscó, y describe su estrategia de búsqueda en esta lista de investigación.

Guardando el Sistema Organizado

Para ser organizado, hay que comprometer de empezar con la investigación ya organizada cuando empieza con la familia, y comprometer de guardarlo así.

Prepara para cada nueva búsqueda. Cuando está mirando el registro de grupo familiar para la familia, escoja un objetivo de investigación (una persona en la familia, y un evento en la vida de la persona) para investigar. Escriba el objetivo en la lista de investigación de la familia. Selecciona una fuente que espera que puede ayudarle documentar el evento y escribir la información de nota de pie en la lista de investigación. Escriba lo mayoría de la información para la nota de pie del catálogo del repositorio donde está trabajando. Escriba la nota de pie en la lista de investigación ANTES de buscar la fuente.

Escriba después de buscar. Para qudarse organizado, es importante de comprometer de terminar de llenar y archivar los papeles ANTES de empezar la próxima búsqueda.

• si la búsqueda no tiene resultados

  1. Escriba nada o Ø en el campo de resultados en la lista de investigación.
  2. Sigue tratando de documentar el mismo evento que antes, pero usa una fuente diferente, jurisdicción diferente, o repositorio diferente.

• si la búsqueda es positivo

Haga estas nueve tareas antes de empezar otra búsqueda.

  1. Haga fotocopia de la fuente.
  2. Escriba la nota de pie en el margen en frente de la página.
  3. Escriba en la parte detrás de la página en número de documento entero.
  4. Termina su lista de investigación por llenar su número de documento y resumiendo los resultados.
  5. transfiere cada pieza de información genealógica de cada fuente nueva a su registro de grupo familiar.
  6. Cita TODAS las fuentes encontradas por cada evento en su registro de grupo familiar.
  7. Utiliza el campo de comentarios de notas de pie para dar una evaluación preliminar de la fuente.
  8. Imprima y archiva el registro de grupo familiar actualizado.
  9. Archiva la fotocopia de la fuente.

Números de Documento y Orden de Archivo

Escriba el número de documento que creó en la parte detrás de cada fotocopia de documento, y ponga el mismo número en sus listas de investigación. Archiva los documentos en orden por el número que contiene en la carpeta de familia. Estos hará que sus listas de investigación sean un tabla de contenido para sus copias de fuentes.

Hay do partes a su número de documento:

  1. Nombre de Archivo. El primer parte de su número de documento es el nombre del archivo (el mismo nombre y fechas del marido que se encuentra en la pestaña de la carpeta), por ejemplo, Juan GOMEZ 1885-1946.
  2. Próximo número disponible. Si ya tiene 7 documentos en este archivo, el próximo número disponible es 8. Adjunta el próximo número disponible para completar su número de documento, por ejemplo
Juan
GOMEZ
1826-1881
8

Empieza con el número uno en cada carpeta de familia diferente.

Asuntos Prácticos

Cada antepasado está en dos familias (Como hijo y como padre). Lista y archiva las fuentes para eventos antes del matrimonio en la carpeta del padre. Lista y archiva los eventos empezando con el matrimonio en la carpeta del marido.

Cuando una fuente lista más que una familia:

  1. Escoja la familia más predominante en el documento.
  2. Ponga la copia del documento en la capeta de esa familia.
  3. Haga su número de documento según esta familia.
  4. Escriba su número en la parte detrás de la página, Y. . .
  5. Lista dicha fuente en todas las listas de investigación aplicables. Algunas listas tendrán números de otras familias. Está bien—haga que cada lista tenga todas las fuentes que aplican a esa familia, no importa donde están archivado.

Segundos matrimonios, suegros, e hijos adoptados. Lista y archiva las fuentes sobres estos parientes en el archivo de su pariente más cercano en su cuadro genealógico.

Tomando notas en la computadora. Computadoras son muy buenos para genealogistas—pero no son el médium final de almacenamiento. Haga notas de investigación en la computadora si quiere, pero haga una copia en papel al final del día. Puede ser que sus descendientes no saber prender una computadora, pero ellos podrá leer sus impresiones de papel.

Haga copia en papel de fuentes electrónicos tales como sitios de Internet, correo electrónico, o entrevistas telefónicas.

NO crea una lista de investigación grande para todas las familias. Una lista de investigación así no es útil como una tabla de contenido para las copias de fuentes de una familia en particular.

Carpetas de una persona y carpetas de locales. Algunos investigadores les gusta expandir el sistema básico de una familia = una carpeta por también crea una carpeta para personas seleccionados, o a veces todas las personas en un lugar. Estos son opciones, pero haciendo eso hace las preguntas sobre que carpeta recibe que fuente.

Enlaces a Otros Sitios sobre organización

FamilySearch

  • Organizando Sus Archivos de Papel. Cómo coleccionar y ordenar materias genealógicas de su casa y familia. Ideas de como guardar en tubos de plástico y usa archivos y documentos en papel en relación a un programa de computadora de genealogía.
  • Organizando Sus Archivos de Papel Usando Carpetas. Describe como crear un sistema de almacenamiento de documentos que le da acceso rápido a notas que ya ha adjuntado y preserva sus materias para la próxima generación.
  • Organizando Sus Archivos de Papel Usando Cuadernos. Después de hacer un sistema básico de archivar para organiza sus líneas familiares, querrá suplementar el sistema básica con cuadernos para algunas necesidades especiales.

Otros Sitios

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