DCam Guia do Usuário - Apêndice C - Importar pastas de uma planilha

16 de abril de 2024

O recurso Importar Pastas do DCam permite que muitas pastas sejam criadas em um único passo usando os dados em uma planilha. Esse processo de importação ocorre da seguinte forma:

  1. Os metadados que descrevem os documentos a serem imagem são obtidos de um arquivo.
  2. Os dados são organizados em uma planilha como uma tabela de linhas e colunas.
  3. A tabela é salva em um arquivo .csv.
  4. O arquivo .csv é importado para o DCam para criar as pastas.

Seções:

Como começar
A Lista do Dcam Versus Pastas
Criar um Arquivo de Modelo de Importação de Pastas
Importar as Pastas
Erro ao lidar com o registro de erro
ID do campo (cabeçalho da coluna)
Criar a Lista Dcam
Abrindo e Salvando Arquivos .Csv com o OpenOffice
Importar Imagens depois de Importar Pastas

null

Começar

Software de Planilha

O software de planilha recomendado é OpenOffice Calc. Essa ferramenta pode armazenar os dados da planilha em um formulário .csv que preserva caracteres estendidos do Unicode (UTF-8).

Nota: O Microsoft Excel não preserva caracteres estendidos. Se os dados não contêm caracteres estendidos, então o Excel pode ser adequado. Outros softwares de planilha que preservam caracteres estendidos também podem funcionar.

Organização de Dados

Os dados são organizados como uma tabela de linhas e colunas. Cada linha representa uma pasta. Cada coluna representa um campo de dados para a pasta.

A primeira linha da tabela contém um Campo de ID para cada coluna. O Field-ID identifica exclusivamente os dados naquela coluna e também é conhecido como Cabeçalho de Coluna. A ordem das colunas na tabela é arbitrária.

A tabela a seguir é uma amostra:

Listas do Dcam Versus Pastas

As pastas DCam pertencem a uma lista. Por exemplo, ao criar uma pasta usando a opção Criar DCam, a pasta inicialmente herdará valores da lista com a qual está associada. Você pode modificar esses valores para que cada pasta seja única. (Ver "Criar a Lista DCam" que contém capturas de tela do DCam.)

Usando o recurso Importar Pastas, as novas pastas são importadas para uma lista e pertencem a essa lista.

Criar um Arquivo de Modelo de Importação de Pastas

Para criar um arquivo .csv de modelo, na seleção Mais listas, selecione a opção Novo Modelo importar pastas.

A caixa de diálogo Salvar Como permite que o arquivo .csv seja gravado em um local de preferência com um nome de preferência.

O nome do arquivo padrão é: FoldersForImport_ProjectID_ListingID.csv

ProjectID — é um ID.ListingID do

projeto abreviado — é o ID da lista (um número).

O nome do arquivo pode ser alterado. No entanto, o ProjectID_ListingID e a extensão do arquivo.csv devem ser preservados. O nome a seguir é aceitável:

Saul-Archive_ProjectID_ListingID_part1.csv

Quando você cria um modelo .csv, um arquivo .csv vazio é gerado com a primeira linha contendo Field-IDs.

Preencher a Tabela

A tabela pode ser preenchida com informações para identificar cada pasta. Nem todos os Field-ID são necessários para serem fornecidos. O exemplo a seguir é simples:

Ver "Field ID (Column Header)" para mais detalhes sobre como preencher a tabela. Os passos para abrir e salvar um arquivo .csv usando o OpenOffice Calc encontram-se em "Abrir e Salvar Arquivos .csv com OpenOffice".

Importar as Pastas

Para iniciar o processo de importação de pastas, selecione a opção Importar Pastas — esta é uma das opções de listas "Mais".

A caixa de diálogo Selecionar um Arquivo Contendo Pastas a Serem Importadas aparece para permitir a seleção do arquivo .csv.

O processo de importação de pastas começa quando você clica em Abrir.

O processo de importação é o seguinte:

  • Verifique se o arquivo .csv está correto.
  • Validar os dados:
    • Certifique-se de que os campos obrigatórios estejam presentes.
    • Certifique-se de que os campos sejam válidos.
  • Certifique-se de que as pastas a serem importadas não conflitam com outras pastas. Ver restrições de singularidade em "Validações exclusivas de campo".
  • Se não houver erros, crie as pastas.

Uma caixa de diálogo de progresso é exibida durante a importação. Se não houver erros, a caixa de diálogo Importar resultados de pastas será exibida e as pastas aparecerão na seção Pastas da tela Gerenciar Projetos, Listas e Pastas.

IDs de campo

Observação: Uma lista de Field-IDs (cabeçalhos

de coluna) e uma explicação de seu uso podem ser encontradas em "Field ID (Column Header)". A primeira seção da tabela lista campos básicos que existem para cada pasta. Alguns desses campos são obrigatórios e outros são opcionais.

A segunda seção relaciona campos opcionais geralmente encontrados em Listas. Não é garantido que os Campos Opcionais sejam os mesmos da lista para a lista.

Observação: Os Campos Opcionais são mostrados no DCam na seção Descrição do Registro (consulte a Figura 4 em "Criar a Lista DCam").

Sobre Os Field-IDs (Campos de ID)

  • Cada Campo de ID é único.
  • Somente os Field-IDs definidos pelo modelo FEX de uma Lista são importados.
  • Um Campo de ID só deve aparecer uma vez na tabela.
  • Nem todos os Field-IDs são obrigatórios.

Colunas desconhecidas são ignoradas. As colunas sem nome são sinalizadas como um erro. Os Field-IDs definidos pelo usuário não são compatíveis.

Erro ao lidar com o registro de erro

Quando ocorrem erros, eles são mostrados em uma caixa de diálogo. Por exemplo, a tabela a seguir tem vários campos obrigatórios faltando:

Uma tentativa de importar este arquivo resulta nos seguintes erros:

Essas informações de erro também são armazenadas em um arquivo .log. O arquivo de registro tem o mesmo nome do arquivo de importação .csv com "_nn" anexado ao nome e ".log" como extensão.

Observação: nn é um número que continua aumentando com cada tentativa de importação.

ID do Campo (Cabeçalho da Coluna)

Nota: Por conveniência, um Field-ID pode aparecer com ou sem espaços entre as palavras que formam o Field-ID. Por exemplo, "Data de Início" também pode aparecer como "BeginDate:" Isso facilita a leitura e o embrulho do cabeçalho da coluna para tornar as colunas mais estreitas na planilha.

Campos de Data

Os campos de data são: BeginDate, EndDate, BeginCirca e EndCirca

  • Somente a Data de Início é obrigatória.
  • Quando EndDate for especificado, então será formado um intervalo de datas.

  • A Data Inicial e a Data final devem ser campos de texto e não um campo de data de planilha.

    Observação: Algumas planilhas de aplicativos limitam os campos de data do ano de 1900 ou acima.

  • A precisão e o formato de BeginDate e EndDate seguem o padrão ISO 8601:
    • AAAA — um ano
    • AAAA-MM — um ano e um mês
    • AAAA-MM-DD — um ano, mês e dia

    Nota: YYYY, MM e DD devem ser numéricos. (Não use nomes de mês dependentes do idioma.)

  • BeginCirca e EndCirca indicam se a data é exata ou cerca de (aproximadamente). "Sim" ou "Y" indica cerca de. "Não", "N", ou em branco, indica exata. Essas colunas podem ser deixadas em branco ou completamente omitidas se as datas forem exatas.

Localidade

Para localidade, digite o número de RepID da localidade que está listada na parte superior direita da caixa de localidade no DCam. Para determinar o RepID correto, use um DCam existente, pesquise a localidade e use o ID encontrado para o local desejado. Por exemplo:

RepID = 392685 é Montgomery, Indiana,Estados Unidos

A planilha vai dar suporte a um local provisório, que significa um lugar abaixo do RepID listado que ainda não foi criado. Se precisar usar um local provisório, use os seguintes cabeçalhos no arquivo csv:

  • Local provisório
  • ProvisionalPlaceLanguage
  • Tipo provisório

Tipo de Registro

Para Tipo de Registro, digite o número CVRecordTypeConceptID — CV significa Vocabulário Controlado. Esse ID está listado no canto superior direito da caixa Tipo de Registro no DCam.

Para determinar o CVRecordTypeConceptID correto, use o DCam, pesquise o Tipo de Registro e use o ID.

No exemplo acima, a lista suspensa Tipo de Registro mostra uma lista de escolhas:

Outros Tipos de Registro podem ser acrescentados se necessário e podem ser especificados no CVRecordTypeConcept2 até CVRecordTypeConcept9.

Idioma principal ou outros idiomas

Esses campos especificam os idiomas associados ao conteúdo da pasta. O idioma principal permite que apenas 1 idioma seja especificado, por exemplo: espanhol. Idiomas secundários podem ser zero ou mais idiomas separados por vírgulas, como inglês, italiano, português.

Idiomas válidos são encontrados no menu suspenso Idioma Principal da tela de criação da pasta DCam. 

Validações da Tabela

  • As colunas para os campos obrigatórios devem estar presentes.
    • RecordTitle (título do registro)
    • VolumeID
    • BeginDate (data inicial)
    • Enddate (data final)
    • ArquivoReferênciaNúmero
    • CVRecordTypeConceptID1
    • RepID
    • PrimaryLanguage (idioma principal)
  • Sem IDs de Campo Repetidos

Validações de Campo

  • Os campos obrigatórios não devem estar vazios (ou em branco).
    • RecordTitle (título do registro)
    • VolumeID
    • BeginDate (data inicial)
    • Enddate (data final)
    • ArquivoReferênciaNúmero
    • CVRecordTypeConceptID1
    • PrimaryLanguage (idioma principal)
  • Os campos da data devem ser válidos.
    • BeginDate e EndDate deve poder ser analisada como uma data ISO-8601.
    • Deve ser uma data válida. Por exemplo, 1950-14 e 1950-02-31 não são datas válidas.
    • A Data final deve ser posterior ou a mesma que a Data de Início e não pode ser no futuro.
    • BeginCirca e EndCirca devem estar em branco ou um dos valores definidos.
  • PrimaryLanguage ou AdditionalLanguages devem ser válidas.

Validações exclusivas de campo

  • A combinação de RecordTitle, VolumeID e Date-Fields deve ser única. A singularidade é testada em todas as pastas pertencentes ao Projeto no banco de dados do DCam.

    Observação: O teste de singularidade ocorre contra (a) todas as pastas prestes a ser importadas , (b) todas as pastas já existentes no banco de dados.

  • ArquivoReferênciaNúmero
    • Se for fornecido, deve ser único.
    • Se não for fornecido ou se não houver um número de referência, clique na caixa de seleção Sem Número de Referência do Arquivo localizada abaixo do campo de texto.
    • A singularidade é testada em todas as pastas pertencentes ao projeto no banco de dados do DCam.

Criar a Lista do Dcam

Título do Registro, Designação de Volume e Datas são campos obrigatórios. Os campos Número de Referência de Arquivo, Localidade, Idioma e Tipo de Registro (mostrados abaixo) também são obrigatórios.

O tipo de registro e as opções suspensas qualificadoras de registro são itens associados à categoria do registro.

Campos opcionais são mostrados acima.

 

Abertura e Salvação . Arquivos Csv com OpenOffice

Salvar uma Planilha openOffice Calc como arquivo csv (Codificado no UTF8)

  1. Crie uma planilha.
  2. No menu Arquivo, clique em Salvar Como.
  3. Na caixa de diálogo salvar arquivo, certifique-se de que as seguintes opções estejam configuradas.
    1. Salvar como tipo = Text CSV (.csv) (*.csv)
    2. Alterar configurações de filtro = verificadas
  4. Se aparecer a caixa de diálogo a seguir, selecione Manter o Formato Atual para salvar o arquivo como arquivo csv.
  5. Na caixa de diálogo Exportar arquivos de texto, certifique-se de que as seguintes opções estejam definidas:
    1. Conjunto de caracteres = Unicode (UTF-8)
    2. Delimitador de campo = , (vírgula)
    3. Delimitador de texto = " (citação dupla)
    4. Gravar o conteúdo da célula como mostrado = verificado

Usar o OpenOffice Calc para Abrir ou Alterar um Arquivo CSV Existente (Codificado no UTF8)

  1. No menu Arquivo, clique em Abrir.
  2. Selecione o arquivo csv.
  3. Na caixa de diálogo Importar texto, certifique-se de que as seguintes opções estejam definidas.
    • Conjunto de caracteres = Unicode (UTF-8)
    • Da linha = 1
    • Separado por = selecionado
      • Vírgula = verificado
      • Delimitador de texto = " (citação dupla)
      • Campo citado como texto = assinalado
  4. Pressione OK.
  5. Fazer alterações.
  6. No menu Arquivo, clique em Salvar.
  7. Se aparecer a caixa de diálogo a seguir, selecione Manter o Formato Atual para salvar o arquivo como arquivo csv.

Importar Imagens Depois de Importar Pastas

Para importar imagens depois de importar pastas, crie muitas pastas a partir de uma planilha e depois importe imagens para as pastas criadas.

Visão Geral

O recurso Importar Pastas permite que muitas pastas sejam criadas em um único passo usando os dados de uma planilha. Esse recurso foi aprimorado para permitir a especificação de um diretório contendo imagens para cada pasta. Depois de criar as pastas, o DCam começa a importar imagens para as pastas recém-criadas.

Especificar a Fonte da Imagem

A tabela a seguir representa o conteúdo de uma pasta de importação .csv. A coluna ImageImportSource indica o diretório contendo imagens a serem associadas à pasta. Este diretório deve existir e deve conter imagens.

Quando esta tabela é importada, cada pasta é criada. Posteriormente, para cada pasta com um diretório ImageImportSource, uma ação de importação é criada e colocada na lista de importação do DCam.

Depois de criar as pastas e as ações de importação, aparecerá a caixa de diálogo Importar Resultados das Pastas.

Importação de Imagem

O importador DCam começa a importar imagens para pastas imediatamente após a primeira ação de importação ser colocada na lista de importação. Cada ação de importação é processada uma por vez até que todas sejam processadas.

Cabeçalhos e Opções da Coluna

A tabela a seguir descreve os Cabeçalhos de Coluna e as opções associadas à Importação de Imagem:

Exemplo: