As pastas gerenciam o nível básico de todos os registros de arquivamento com os quais você trabalha. Você cria pastas para capturar os metadados, que são informações descritivas associadas a cada registro. Essas informações incluem Título de Registro, Tag de Capa, Volume, Datas, Localidade e Tipo de Registro.
Use a tela Informações da pasta para inserir ou revisar as informações descritivas (metadados) associadas a uma pasta. A tela Informações da pasta é aberta automaticamente quando você cria uma nova pasta. Para acessar metadados para uma pasta existente, selecione uma pasta e, na seção Pastas da tela PLF, clique em Informações.
Se a data da pasta, localidade ou tipo de registro estiver fora do intervalo da listagem pai, uma caixa de erro será exibida ao redor do campo de dados. Para ver uma descrição do problema, passe o mouse no campo. O DCam impede que você salve a pasta até que os dados não conformes sejam corrigido.
Nota: Se você modificar os metadados da pasta, certifique-se de excluir quaisquer imagens dentro da pasta que não estejam mais em conformidade com a listagem.
Seções:
Campos da Tela de Informações
da Pasta Recapitular e Corrigir As Informações da Pasta
Excluindo uma Pasta
Movendo Pastas
null
Campos de tela de informações da pasta
A seguir, descrições dos campos na tela Informações da pasta. Para obter ajuda para inserir informações, você pode exibir dicas de ferramentas pairando seu mouse sobre um nome de campo de informações da pasta. Elas incluem diretrizes para ajudá-lo a inserir as informações corretas em cada campo.
Usar as informações da pasta
O campo Usar informações da pasta pode reduzir a necessidade de reinserir as mesmas informações em novas pastas semelhantes às pastas na mesma listagem. Se você continuar capturando os mesmos tipos de registro na mesma lista, poderá copiar informações de uma pasta anterior selecionando uma pasta no menu suspenso Usar informações da pasta. Depois de selecionar a pasta cujas informações você deseja duplicar, você pode alterar o título do registro e, por exemplo, adicionar uma designação de volume diferente e datas diferentes enquanto o restante das informações permanece intacto.
Marcação (Tag) de cobertura
As tags de capa permitem que você descreva se você foi capaz de capturar a capa de um conjunto de documentos. Clique no menu suspenso para selecionar um dos seguintes:
- Se a capa for capturada como esperado, selecione Capa será capturada.
- Se o arquivo ou o custodiante de registro tiver feito uma solicitação específica para que a capa ou o contêiner não sejam capturados, selecione Capa não será capturada.
- Se a capa não estiver fisicamente presente e não puder ser capturada, selecione Cobrir indisponível ou ausente.
- Se você tiver imagens importadas em uma pasta, selecione Documentos importados. Nesse caso, a DCam define a etiqueta de capa para "Documentos Importados". Esta tag de cobertura não pode ser alterada pelo usuário.
Nota: A opção de documentos importados não é exibida se você não importar os documentos.
Título de registro
Título do Registro é o título real nos registros com os quais você está trabalhando.
Este campo não deve incluir a localidade específica. Ele deve, no entanto, incluir o título real no grupo de documentos que você está capturando. O título está tipicamente localizado em um dos seguintes:
- Na aba da pasta
- Fora da caixa de documentos
- Na coluna ou página título de um livro
- No fichário do documento
- Em uma lista de documentos fornecidos pelo custodiante de registro
O título não deve incluir localidade, datas ou volume. Por exemplo, se a pasta de manila física que possui os documentos tiver o Pacote Probatório 4 1818-1830 escrito nele, apenas insira pacotes de probate no campo de título de registro, uma vez que o volume e as datas têm seus próprios campos a serem preenchidos.
Designação de volume
No campo de designação de volume, digite a combinação de letras, números e caracteres especiais usados para identificar o grupo de registros em que você está baseando a pasta.
Siga estas diretrizes ao inserir uma designação de volume:
- Se a designação de volume contiver a faixa de data dentro do grupo de registros em que você criou a pasta, não digite a data novamente no campo de designação de volume. Por exemplo, para um volume de "Vol 2 1890-1891", digite "2" no campo de designação de volume. Este campo nunca deve incluir datas, mesmo que o repositório use datas em seus nomes de volume.
- Se houver um índice, use o código de designação de volume atribuído a ele. Se não houver índice, use o código de designação de volume atualmente usado pelo repositório.
- Onde o código de designação do volume não for encontrado, digite um hífen. Por exemplo, se a descrição do documento declara Registros de Nascimento 1890–1891, não digite as datas no campo designação do volume; em vez disso, digite (-).
- Quando o código de designação de volume contiver um intervalo, não digite o intervalo encontrado na etiqueta do grupo de gravação. Por exemplo, para uma designação de volume "Vol 2 1890-1891", no campo de designação de volume, digite o número 2.
- Para uma designação de volume "Vol 4", com uma faixa alfabética que vai de A a TR, digite 4 (A-TR) no campo de designação de volume.
- Para uma designação de volume "Caixa 5", com uma faixa de probatório dentro dela definida como "Arquivo caso 12456-12525", digite 5 (Arquivo caso 12456-12525) no campo de designação de volume.
- Se houver alguma lacuna nas faixas, digite essas informações no campo de comentários da pasta.
Os campos de datas incluem as datas em que o registro foi criado ou gravado e não a data em que o evento registrado ocorreu. Em alguns casos, pode ser a mesma data. Use a data mais granular possível.
Datas
Tanto quanto possível, digite datas para faixas de ano inteiro. Por exemplo, se os registros forem para todo o ano de 1837, digite 1837 na caixa de primeira data e novamente na caixa de segunda data. Se a data incluir vários anos, por exemplo 1837-1840, digite 1837 na primeira caixa e 1840 na segunda caixa.
- Para alterar o ano, clique na seta para baixo ou para cima no campo do ano.
- Para aumentar ou diminuir o ano em 100 anos, clique no campo Ano e pressione as teclas Page Up ou Page Down no teclado.
- Para excluir um ano, clique no campo Ano e pressione Excluir ou Backspace no teclado.
- Os anos podem ser inscritos de 1 a 9999 (para A.D. 1 a 9999).
- Podem ser inscritos de 9999 a 1 (para B.C. 9999 a B.C. 1).
Entre meses ao descrever anos parciais, como fevereiro de 1850 a junho de 1890.
- Para adicionar um mês, clique na caixa de seleção mês após o campo de datas. O sistema adiciona um campo de um mês.
- Para selecionar um mês, clique na seta para baixo no campo do mês.
- Clique no campo mês e digite a primeira letra do mês que você precisa. O mês é exibido no campo do mês. Se mais de 1 mês começar com a letra, digite a letra repetidamente até que o mês desejado seja exibido.
- Para excluir um mês, clique no campo Mês e clique no item em branco no topo da lista.
Dias
Os dias só devem ser adicionados se meses parciais estiverem dentro do grupo de registros em que você baseou a pasta. Por exemplo, 1º de junho de 1837 a 15 de junho de 1837.
Para adicionar um dia, clique na caixa de seleção Dia após o campo de datas. O sistema adiciona um campo dia.
- Para selecionar um dia, no campo Dia, clique na seta para baixo ou na seta para cima.
- Para excluir um dia, clique no campo Dia e clique no item em branco no topo da lista.
Múltiplos intervalos de tempo
As datas de registro podem cobrir vários intervalos de tempo. Por exemplo, alguns registros podem ser de 1850 a 1857, enquanto outros são de 1866 a 1867. Você pode usar vários intervalos de tempo nas informações de listagem e pasta.
Para adicionar um intervalo de tempo adicional após 1 intervalo de tempo ser inserido, clique em Adicionar. Adicione quantos intervalos de tempo você precisar.
Quando um intervalo de tempo é adicionado, um link de remoção é exibido. Para excluir um intervalo de tempo, clique no link Remover mostrado após esse intervalo de tempo.
Descrição de datas
Ao descrever datas, use estas diretrizes:
- A data deve ser descrita desde a data mais antiga até a data mais recente dentro do grupo de registros em que você baseou a pasta, na sequência DD Month YYYY. Por exemplo, 02 de maio de 1822.
- Se o conteúdo de um grupo de registros não estiver em ordem cronológica, mas tiver uma faixa alfabética, use a faixa de data de listagem. Procure a coleção, pasta ou livro para obter uma faixa de data.
- Se o conteúdo de um grupo de registros não estiver em ordem cronológica e não tiver alcance alfabético, identifique a melhor faixa possível.
- Se o grupo de registros cobre um ano inteiro do primeiro mês até o último, basta listar o ano. Por exemplo, 1879.
- Se o grupo de registros cobrir parte ou parte de um ano, liste a faixa de mês e ano (Month YYYY-Month YYYY). Por exemplo, janeiro de 1879 a março de 1879.
- Se o grupo de registros cobre parte ou parte de um mês, liste o dia, o mês e o ano (DD Month YYYY). Por exemplo, 2 de janeiro de 1879 a 15 de janeiro de 1879.
- Se o grupo de registros abrange parte de vários anos, liste a faixa de mês e ano. Por exemplo, março de 1879 - janeiro de 1880.
- Se o grupo de registros cobrir todos os meses de vários anos, liste a faixa do ano. Por exemplo, 1879-1880.
- Se houver alguma lacuna nas faixas, mencione-as no campo de comentários da pasta. Intervalos de datas de registro incluídos no grupo natural acrescentando campos de intervalo de tempo conforme descrito na seção de vários intervalos de tempo
- A data de início e a data de término são necessárias. Você não pode entrar em datas futuras.
O campo intitulado Estas datas são confirmadas como corretas são marcadas como padrão. Desmarque-o somente se as datas mudarem.
Número de referência do arquivo
O número de referência do arquivo deve ser sempre utilizado, se disponível, pois é o número único que o custodiante de registro usa para identificar e rastrear registros. Esse é o valor usado para mapear as posses dos custodiantes e facilitar a procedência e o inventário.
Se o repositório não tiver um número de referência de arquivo, digite um hífen (-).
Localidade
Escolha a localidade mais específica que descreva corretamente todo o conjunto de documentos em um grupo natural. Às vezes, essa localidade é encontrada na capa ou no recipiente do documento, mas às vezes deve ser extraída dos registros. Será sempre a localidade onde os registros foram criados.
O banco de dados Locais governa os parâmetros de localidade. O banco de dados está localizado no computador da estação de trabalho, mas também pode ser acessado remotamente pela Internet aqui. A localidade é descrita desde a menor jurisdição (cidade, comunidade ou paróquia) até a maior (país).
Definições
- Um Local Padronizado é uma localidade que existe no banco de dados locais e foi analisada pela equipe de Padrões e Autoridades. Se você vir "Local Não Padronizado" no display abaixo do campo Localidade, isso significa que os dados no campo Localidade não são um "Local Padronizado" e não serão aceitos pelo DCam. Verifique a grafia ou considere a possibilidade de criar um "Novo Local".
- Um Local Provisório é uma localidade que foi acrescentada recentemente ao banco de dados locais, mas não foi analisada pela equipe de Padrões e Autoridades.
- Um Novo Local é uma localidade que você está criando pela primeira vez. Depois de acrescentado ao banco de dados locais, um novo local se torna um local provisório. Você pode criar uma nova localidade por meio do DCam, desde que a jurisdição principal dessa localidade exista no banco de dados locais.
Selecionar a Localidade Correta
Quando você cria uma pasta, o DCam preenche automaticamente a localidade da lista. A localidade que você digitar/selecionar deve atender aos seguintes critérios:
- A localidade que você selecionar deve ser um lugar que existe no banco de dados Locais.
- A localidade deve ser um local que existe como jurisdição menor sob a localidade da lista.
- A localidade deve se adequar à versão histórica do local que corresponde à(s) data(s) dos registros.
- A localidade selecionada precisa corresponder à localidade onde todos os registros de um grupo natural foram criados. Isso pode ser diferente do local do repositório.
Algumas localidades listando são mais amplas, como uma região, um estado ou um país. Para acrescentar a menor localidade que corresponda aos registros do grupo natural, coloque o cursor antes do primeiro nome da localidade no campo Localidade. Comece a digitar os nomes de localidades menores separados por vírgulas. Selecione o local padronizado correto na lista suspensa.
Observação: Você também pode digitar/pesquisar nomes alternativos da localidade para encontrar a correspondência padronizada no banco de dados locais.
A localidade que você selecionou na lista suspensa é exibida com uma borda verde e fundo. Ele também exibe o cabeçalho “Local padronizado” junto com um número de identificação atribuído.
Se você digitar uma localidade que não esteja no banco de dados, ela será exibida com uma borda vermelha e o cabeçalho "Local não padronizado". Também aparece com "ID local desconhecido". Isso indica que a localidade inserida é um lugar que não existe no banco de dados Locais e deve ser criado.
Observação: Você pode clicar em Localidade Desconhecida na parte superior direita da caixa de diálogo para receber dicas sobre como encontrar um local padronizado.
Se, depois de examinar mais os documentos e o banco de dados, você não conseguir encontrar a localidade adequada, siga as instruções abaixo em "Local Provisório" para criar uma localidade provisória.
Localidade Provisória
Onde não houver um local correspondente no banco de dados, uma localidade provisória pode ser criada. No campo Localidade, pesquise e selecione a menor jurisdição existente nos bancos de dados locais em que a localidade provisória precisa ser criada. Clique em Acrescentar Lugar Mais Específico para incluir mais detalhes de localidade na janela "Criar um Local Provisório".
Por exemplo, se os registros que você está digitalizando devem ser descritos com "Nova Cidade, Vigo, Indiana, Estados Unidos", mas a melhor opção de banco de dados disponível é "Vigo, Indiana, Estados Unidos", selecione "Vigo, Indiana, Estados Unidos" na lista suspensa, depois clique em "Acrescentar Lugar Mais Específico" para criar Nova Cidade como um local provisório. Selecione o tipo de jurisdição em "Tipo de Nível Mais Específico". Digite "Nova Cidade" no campo Nome do Local Provisório. Por fim, selecione Idioma do Nome no menu suspenso. Quando você clica em Salvar, uma tela de confirmação é exibida. Clique em Confirmar. No campo Localidade, ele mostra isso como um "Novo Local: Local Provisório".
Observação: O DCam consulta o banco de dados de Locais locais ou remotos atual toda vez que ele começa de modo que a lista de localidades esteja atualizada. Mesmo que um "Novo Local" enviado anteriormente ainda esteja pendente de análise pela equipe de Padrões e Autoridades, ele ainda estará disponível como um "Local Provisório" no banco de dados de Locais.
A distinção é que um "Novo Lugar" é aquele que você está enviando pela primeira vez. Um "Local Provisório" é uma localidade que já foi enviada, mas ainda não foi aprovada ou certificada. Elas aparecerão com uma borda marrom clara e mostrarão o cabeçalho "Local Provisório".
Para acrescentar a localidade no campo da localidade, comece a digitar nomes de localidades das menores, como o nome de uma cidade, a maior, como um estado, separado por vírgulas. Selecione a localidade correta na lista suspensa, certificando-se de levar em consideração as datas.
Múltiplas Localidades
Se o grupo de registros em que você está baseando a pasta cobrir várias localidades, selecione a menor localidade comum. Por exemplo, se um grupo abrange localidades como Provo e Salt Lake City, escolha Utah, Estados Unidos.
Se o grupo de registros nos quais você está baseando a pasta cobrir os registros de uma localidade que mudou de nome, use o primeiro nome de localidade encontrado com os registros. Por exemplo, se um grupo de registros contém localidades como "Reino do Havaí" e "Território do Havaí, Estados Unidos", onde "Reino do Havaí" está na capa ou na página título do primeiro registro, selecione Reino do Havaí.
Idioma
Este campo é a linguagem do registro. Quando houver mais de 1 idioma por pasta, escolha quaisquer outros idiomas dos outros idiomas. Por exemplo, se você estivesse capturando imagens em Gana, você pode entrar em francês como a língua primária dos registros e inglês no campo Outras Línguas.
Nota: Selecione Exibir no idioma DCam para exibir campos de texto no idioma DCam atual. Selecione Exibir no idioma de listagem para exibir campos de texto no idioma principal selecionado.
Tipo de Registro
Os tipos de registro são usados para identificar e categorizar os documentos que estão sendo capturados. Os tipos de registro tornam-se parte dos metadados da pasta e são usados pelo FamilySearch para ajudar os usuários a navegar, especialmente quando os registros não foram indexados.
A equipe de Padrões e Autoridades gerencia um banco de dados de tipos de registros padrão que cobrem todas as categorias de registros esperados que você provavelmente capturará. Escolha um tipo de registro existente no banco de dados em vez de inserir um tipo de registro de texto livre por conta própria.
Nota: Uma pasta não pode ser salva até que um tipo de registro padronizado seja selecionado.
O tipo de registro selecionado deve corresponder ao conteúdo do grupo de registros em que você está baseando a pasta. Todos os tipos de registro que se aplicam a uma pasta devem ser adicionados. Se o tipo de registro fornecido não for a melhor opção, selecione o tipo de registro apropriado que se aplica ao grupo de gravação.
Evite usar um tipo de registro de guarda-chuva. Por exemplo, se o grupo de registros em que você está baseando a pasta contém certidões de nascimento e certidões de óbito, inclua cada um individualmente em vez de selecionar um tipo de registro como registros vitais ou registro civil.
Use o tipo de registro mais granular possível. Por exemplo, tipos de eventos como nascimento ou óbito são preferidos em vez de sinais vitais ou registro civil. As proclamações de casamento são preferidos a apenas notificar casamento.
Nota: A proclamação do casamento é o anúncio da intenção de um casal de se casar.
Banco de dados tipo de registro (vocabulário controlado)
O DCam usa um banco de dados de vocabulário controlado (CV). Armazena tipos de registros em uma estrutura hierárquica. O banco de dados inclui categorias como registro vital, registro governamental, legal, registro da igreja e registro militar. Quando você está procurando o tipo de registro mais aplicável, o DCam procura os diferentes níveis. Em seguida, você pode usar um recurso de preenchimento automático para reduzir a lista. Por exemplo, quando você está capturando registros de óbito, na caixa de registro, digite óbito.
Quando um dos itens é selecionado, o campo do tipo de registro mostra que um tipo de registro padrão foi selecionado. Cada um dos tipos de registro padrão tem um ID exclusivo associado.
Vários tipos de registros
Embora uma pasta normalmente contenha documentos que podem ser descritos com um único tipo de registro, às vezes uma pasta contém documentos de diferentes tipos. Nesse caso, você pode adicionar tipos adicionais de registro, até um total de 8. Clique em Adicionar Tipo de Registro. Uma caixa de texto tipo de registro adicional é adicionada.
Em algumas circunstâncias, você pode solicitar tipos de registro em qualquer idioma suportado. O menu será atualizado após a atualização diária regular. Para atualizar os tipos de registro imediatamente, no entanto, a partir do menu de exibição na parte superior da tela inicial, selecione Atualizar Tipos de Registro. O tipo de registro que você solicitou é exibido imediatamente.
Se um tipo de registro precisar ser removido da pasta, clique no registro.
Exibir tipo de registro e linguagem de pasta
A seção de idiomas designa a língua primária. Ela designa o idioma no qual o texto do tipo de registro é exibido, mas não altera o ID do tipo de registro. Ou seja, se a língua primária for definida para espanhol, o texto para o tipo de registro é exibido em espanhol sem alterar o ID numérico, que é a informação-chave que é transmitida à sede.
Nota: Todo o conjunto de valores do tipo de registro de vocabulário de controle não foi traduzido para todos os idiomas. Se o DCam encontrar um valor que não foi traduzido para o idioma alvo, ele exibirá o texto em inglês com asteriscos (*) antes e depois.
Selecionando Tags (Marcações)
As tags de imagem dão informações adicionais sobre a condição do documento. A condição do documento, ou o tipo de material em que está gravado, pode afetar a qualidade da imagem. Essas tags são usadas para informar a equipe de Qualidade da Imagem por que uma imagem pode não atender aos padrõesde imagem de qualidade do FamilySearch
Para selecionar um grupo de tags na caixa de tags disponíveis, clique em cada uma até que todas sejam destacadas. Em seguida, clique na seta dupla direita. As tags selecionadas se movem para a caixa de tags selecionadas
Você também pode mover tags individuais na caixa de tags disponíveis clicando duas vezes cada uma. A tag então se move para a caixa de tags selecionadas.
Para mover uma tag selecionada na caixa de tags selecionadas, clique na tag e clique na seta dupla esquerda. A tag volta para a caixa de etiquetas disponíveis.
Nota: Somente marque imagens no nível da pasta desta forma se a maioria dos documentos exibir esse problema de qualidade. Se houver apenas uma "dispersão" de documentos que apresentem o problema, no entanto, uma estratégia melhor é marcá-los individualmente no momento da captura ou durante a avaliação de imagem.
Comentários da pasta
Os comentários da pasta dão informações adicionais sobre o que o usuário pode experimentar ao visualizar as imagens em uma pasta. Por exemplo:
- Se capturar registros de um grupo de registro do qual várias páginas estão faltando, registre essa informação neste campo. Por exemplo, digite" Páginas ausentes 35-42."
- Se houver numerosos blocos de páginas em branco, registre-as. Por exemplo, digite páginas em branco 105-200; 220-230 em branco, não capturadas.
Uma vez que as informações da pasta esteja concluída, clique em Salvar e Capturar para avançar na calibração e captura. Ou clique em Salvar para salvar as informações da pasta.
Nota: Se esses problemas não forem óbvios no momento da criação da pasta, adicione os comentários à medida que encontrá-los durante a captura de imagens.
Revisar e Corrigir Informações da Pasta
Passo 1: Na tela inicial, clique em Gerenciar Projetos, Listagens e Pastas.
Passo 2: Na tela Gerenciar Projetos, Listagens e Pastas (PLF), selecione o projeto e a listagem.
Passo 3: Na seção pastas, clique em Informações. A tela de informações da pasta é exibida.
Passo 4: Verifique cada campo. Corrija ou adicione informações conforme necessário. Para a maioria dos campos, clique no campo para editar ou adicionar informações.
- Se um campo não se aplica ou você não tiver as informações, digite Nenhum.
- Para editar ou adicionar datas, use os menus suspensos da data na faixa de data.
- Para editar ou adicionar uma localidade, comece a entrar na localidade e o DCam exibe uma lista de possíveis correspondências. Clique na localidade desejada.
Excluindo uma pasta
Passo 1: Na tela inicial, clique em Gerenciar Projetos, Listagens e Pastas.
Passo 2: Na tela PLF, selecione o projeto e a listagem corretos.
Passo 3: Na seção pastas, destaque a pasta a ser excluída.
Passo 4: Clique em Excluir.
Pastas móveis
Se as imagens forem capturadas acidentalmente para o projeto ou listagem errados, elas podem ser movidas arrastando-as e soltando-as de uma listagem para outra ou completando as seguintes etapas.
Nota: Se uma transferência para o disco rígido estiver em andamento, você não poderá mover pastas. Além disso, a pasta fonte e a listagem de destino devem estar em estado vazio, aberto ou avaliado. As pastas só podem ser movidas para uma listagem aprovada ou somente arquivo.
Passo 1: Na seção pastas da tela PLF, selecione a pasta que precisa ser movida.
Passo 2: No menu Mais, clique em Mover pasta.
Passo 3: Clique na listagem para a listagem para a de mover a pasta.
Passo 4: Clique em Selecionar.
Além de usar a opção menu para mover pastas, você pode mover pastas entre listagens usando uma opção de menu com o botão direito do mouse. Você pode arrastar e soltar uma única pasta de uma listagem para outra. As mesmas limitações existentes com a opção de menu atual ainda existem; portanto, apenas aqueles listados em pastas abertas podem ser movidos; pastas fechadas, enviadas ou concluídas não podem ser.