Organizando Seus Arquivos

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Um sistema simples para organizar arquivos de história familiar, princípios fundamentais de arquivamento, e links para descrições do sistema de arquivamento alternativos.

Existem tantas maneiras de organizar seu arquivo, quanto há pesquisadores. Cada pessoa desenvolve seu próprio sistema ao longo do tempo. O propósito deste artigo é sugerir um sistema simples, que pode ser adaptado a uma ampla variedade de situações, na medida em que a sua experiência cresce.

Valor de Organizar os Seus Arquivos


Ser organizado ajuda você a coletar as melhores fontes, compará-las, avaliá-las, identificar discrepâncias e tirar conclusões razoáveis. Registros bem documentados de grupo familiar são a melhor fonte de idéias para os objetivos da pesquisa. Registros de grupo familiar atualizados também vão ajudá-lo a julgar a confiabilidade e o ajuste de fontes recém-descobertas com o que você já sabe. O principal valor dos registros de pesquisa organizados é mostrar todas as fontes que você procurou e ajudá-lo a recordar os seus propósitos de busca e estratégias. Bons registros ajudam você a retomar a pesquisa depois de uma pausa, e evita reutilizar as fontes já tentadas. Muitas pesquisas negativas em um diário de pesquisa mostram que é hora de procurar de uma maneira diferente. Ser bem organizado poupa tempo e contribui para uma melhor pesquisa e resultados.

Princípios organizadores

  • Organize e documente ENQUANTO TRABALHA! Antes de iniciar a pesquisa tenha um diário de pesquisa e registro de grupo familiar bem documentado na mão. Depois de uma pesquisa não deite a cabeça em seu travesseiro até que tenha terminado seu trabalho no papel e arquivado.


  • Hierarquia dos objetivos da pesquisa. Já possui uma meta global para compartilhar seus resultados de pesquisa com os outros. Tenha uma meta para pesquisar um conjunto de famílias - usualmente famílias que se instalaram perto uma da outra. Tenha uma meta para documentar minuciosamente os acontecimentos de uma dessas famílias antes de iniciar a pesquisa sobre a próxima família. Tenha o objetivo de compreender aquela família, e por que eles se comportavam como eles fizeram. Tenha o objetivo de documentar cada evento na vida de cada pessoa naquela família. Se a primeira pesquisa falhar, continue com esse objetivo em diferentes fontes, jurisdições ou repositórios. Não desista até encontrar uma fonte para documentar o evento selecionado ou esgotar todas as possibilidades e tentativas.
  • Estudar as famílias em contexto de comunidade. Conheça os parentes e vizinhos e os papéis que desempenharam na família de seu antepassado.
  • Pesquise os eventos mais fáceis primeiro. O que você aprende a partir de documentos mais fáceis vai ajudá-lo a encontrar o que deseja nas fontes mais diíceis de localizar
  • NÃO reorganize da forma descrita abaixo, até você tenha a pesquisa de uma família completa. NAO tente fazer a reorganização de todos os arquivos de uma só vez .
  • Não desanime se o seu sistema de arquivamento não é perfeito. Nós melhoramos com a experiência.

Sistema Fácil: Uma família = Uma pasta de arquivo

Este sistema é baseado na criação de uma pasta de arquivo para cada família que você pesquisa.

Uma família é composta por um pai, uma mãe e seus filhos.

Uma pasta de arquivo (uma pasta de cartolina) contém:

  1. registro de grupo familiar (obrigatório)
  2. Gráfico de Linhagem (opcional)
  3. mapas de estabelecimentos familiares (opcional)
  4. diário de pesquisa (obrigatório)
  5. fotocópias de documentos de origem (obrigatório) em ordem pelo seu número do documento.


Configurando um sistema organizado

  1. Escreva o nome do marido (e seu nascimento e ano de morte, se conhecido) e seu nome e as datas na guia pasta de documentos da esposa. O mesmo nome do marido e as datas devem aparecer em cada pedaço de papel na pasta.
  2. Mantenha as pastas de arquivos em ordem alfabética pelo nome do chefe da família.
  3. Um clip de plástico para segurar o papel no arquivo é opcional.
  4. Compile e imprima um registro de grupo familiar bem documentado para colocar na pasta. O ideal seria, pelo menos, uma nota de rodapé da fonte para cada evento no grupo familiar. Igualmente, você é encorajado a adicionar eventos personalizados, além de nascimento, casamento e morte. Por exemplo, mostra eventos como censos, migrações, compra de terra ou vendas e vontades sobre o grupo familiar também
  5. Prepare um diário de pesquisa para colocar na pasta. Relacione todas as fontes pesquisadas, e descreva as suas estratégias de pesquisa neste diário.
Dica: NÃO mude seus arquivos antigos para um novo sistema de manutenção de nota de uma vez. Comece devagar, com apenas uma família que você está pesquisando agora. Espere para organizar o arquivo de outra família até que você comece a pesquisa sobre essa família.

Mantendo o sistema organizado

A fim de ser organizado, comprometa-se a começar com a pesquisa organizada que você já começou na família. E se comprometa a manter a mesma maneira de ir.

Prepare-se para cada nova procura. Quando olhar para o registro de grupo familiar da família, escolha um objetivo de pesquisa (uma pessoa na família, e um evento na vida daquela pessoa) para pesquisar. Escreva esse objetivo no diário de pesquisa da família. Selecione uma fonte que você espera que venha documentar tal evento e escreva os dados do rodapé da fonte no diário de pesquisa. Obtenha a maioria das informações para a nota de rodapé do catálogo do local onde você está trabalhando. Escreva os dados de rodapé no diário de pesquisa ANTES de você olhar para a fonte.

Acompanhamento em cada pesquisa. Permanecer organizado, isso é importante para se comprometer a terminar a papelada e o arquivamento ANTES de começar a próxima pesquisa.

• Se a pesquisa é negativa

  1. Escrever nulo ou / no campo de resultados do diário de pesquisa.
  2. Continue tentando documentar o mesmo evento como antes, mas com uma fonte diferente, jurisdição diferente, ou repositório diferente.

• Se a pesquisa é positiva

Faça essas nove tarefas antes de iniciar outra pesquisa.

  • Fotocópia da fonte.
  1. Escreva os dados de rodapé na margem em frente.
  2. Escreva nas costas o número do seu documento na íntegra.
  3. Termine o seu diário de pesquisa preenchendo seu número do documento e resumindo os resultados da pesquisa.
  4. Transfira cada parte dos dados de história da família de cada nova fonte para o seu registro de grupo familiar.
  5. Cite TODAS as fontes encontradas para cada caso em seu registro de grupo familiar.
  6. Use a área de comentários das notas de rodapé para dar uma avaliação preliminar da fonte.
  7. Imprima e arquive o registro de grupo familiar atualizado.

Arquive a fotocópia da fonte.

Números de documentos e Sequência de arquivamento

Escreva um número do documento que você cria no verso de cada fotocópia do documento, e coloque o mesmo número em seus diários de pesquisa. Arquive os documentos em ordem por esse número, dentro da pasta da família. Estes farão seus diários de pesquisa uma tabela de conteúdos para as suas cópias de fonte.

Existem duas partes para o número do seu documento:

  1. Nome do arquivo.  A primeira parte do seu número do documento é o nome do arquivo (mesmo nome do marido e datas como no guia da pasta), por exemplo, William FRAZIER 1826-1881.
  2. Próximo Número Disponível.  Se você já tem sete documentos no arquivo, o próximo número disponível é 8. Acrescente o próximo número disponível para terminar o seu número do documento completo, por exemplo
William
FRAZIER
1826-1881
8


Questões práticas

Cada antepassado está em duas famílias (uma vez como uma criança, e uma vez como um dos pais). Registre e arquive as fontes dos eventos antes do casamento na pasta do pai. Registre e arquive os eventos que começam com o casamento na pasta do marido.

Quando uma fonte relaciona mais de uma família:

  1. Escolha a família mais predominante no documento de origem.
  2. Coloque a cópia do documento no arquivo da família.
  3. Componha seu número do documento com base nessa família.
  4. Escreva o seu número do documento na parte de trás da cópia, E. . .
  5. Registre tal fonte em todos os diários de pesquisa aplicáveis. Alguns diários irão relacionar outros números de família. É bom fazer em cada diário uma relação de todas as fontes que se aplicam à família, independentemente de onde eles estão arquivados.

Segundos casamentos, sogros e enteados. Registre e arquive as fontes sobre estes parentes no arquivo de seu parente mais próximo, que está em sua linhagem.

Manutenção de notas de computador. Computadores são ótimos para os genealogistas - mas eles não são o meio de armazenamento final. Mantenha as suas notas de pesquisa no computador se quiser, mas faça uma cópia no papel ao final do dia. Seus descendentes podem não saber como iniciar o seu computador, mas eles vão ser capazes de ler as impressões no papel.

Faça cópias no papel de fontes eletrônicas, como sites de Internet, e-mail, fax, ou entrevistas telefônicas.

NÃO crie um diário de pesquisa enorme para todas as famílias. Tal diário não é útil como uma tabela de conteúdo para as cópias de uma determinada fonte de família.

Pastas de Individuos e pastas de localidade. Alguns pesquisadores gostam de expandir uma família básica = um sistema de pasta também criando uma pasta para indivíduos selecionados, ou às vezes, todas as pessoas de uma localidade. Estas são opções, mas fazer isto cria dúvidas sobre qual pasta ficou com as fontes.

Links para outros sites sobre Organização

FamilySearch

  • Organizar seus arquivos de papel. Um vídeo passo-a-passo que mostra como coletar e classificar materiais de genealogia de sua casa e de sua família; idéias sobre como armazenar e usar arquivos de documentos em papel em relação a um programa de gerenciamento de genealogia no computador.
  • Organize Seus Registros. Um vídeo de 'Genealogia 5-Minutos' na organização de seus registros. Descreve como criar um sistema de armazenamento de documentos, que permita acesso rápido às notas que já foram reunidas e preserve o seu material para a próxima geração.
  • Organização de arquivos. Após configurar um sistema de arquivamento básico para organizar suas linhas de família, você pode querer complementar o sistema básico para várias necessidades especiais.

Outros Sites 

  • Cindy's List: Organizando sua pesquisa. Links para dezenas de sites na Internet sobre como organizar arquivos de pesquisa genealógica.
  • Family Roots Organizer, relacionado com as páginas do FamilySearch acima. Debate de códigos de cores e gráficos de linhagem.
  • Arquivos Ancestry's Get it Together. Artigos sobre como se organizar.
  • DiviFile capacita você com uma classificação facetada, um método de organização utilizada por bibliotecários, na organização de sua pesquisa.
  • Organizando seus Registros Familiares em Guia para Iniciantes em Pesquisa de História da Família. Trata de um sistema de arquivamento de um programa de computador, registros de grupo familiar, notas de pesquisa, correspondência, suprimentos e fotografia.
  • Sistema de Arquivamento Genealógico por cor encontrado em um link. Este é o sistema de Mary Hill, que é amplamente utilizado por muitos genealogistas.